Tips und Hinweise für Veranstalter

Wir möchten hier Veranstaltern einige Informationen geben, die für die Planung und Durchführung eines Events nützlich sind, bei dem ein VJ gebooked wird.

Kosten

Die Kosten für ein VJ-Booking setzen sich in der Regel aus folgenden Positionen zusammen (nicht immer fallen alle an!):

  1. Fahrtkosten
  2. Übernachtung/Unterkunft
  3. Equipmentmiete
  4. Gage
  5. Erstellung speziellen Contents für den Anlass (Material vom Veranstalter aufbereiten, Clips und Logos animieren o.ä.)
  6. ggf. Spesen nach Vereinbarung für Kommunikation, Verpflegung usw.


Die Unkosten eines VJs liegen in der Regel über denen eines DJs. Im Gegensatz zum DJ verfügt der VJ meist über eigene kostspielige Hardware. Diese ist je nach VJ unterschiedlich und besteht entweder aus Zuspielern und Mixer, Laptop und Software, eventuell Effekthardware, Kamera usw. Die Kosten für das Equipment müssen abgedeckt werden, wobei die geringere Lebensdauer von Technik unter den Einsatzbedingungen zu berücksichtigen ist (Transport, Hitze, Vibration, Luftfeuchtigkeit, etc.)

Das vom VJ erstellte Material ist in der Regel das eigene künstlerische Produkt, für das viel Vorbereitungszeit aufgewendet wurde. Die Gage muss daher auch den kontinuierlich erforderlichen Prozess der Contentcreation ermöglichen und die hierfür erforderliche Hard- und Software finanzieren, die sich oft vom Live-Equipment unterscheidet.

Der Aufwand eines VJ-Einsatzes ist daher eher mit einem Liveauftritt vergleichbar als mit einem normalen DJ-set.

Diese Faktoren, und die häufig gegenüber dem einzelnen DJ längeren Arbeitszeiten, fliessen in die Kalkulation der Gage ein. Die Kalkulation wird jeweils individuell aus vielen variablen Faktoren zusammengesetzt. Deshalb findet man auch keine Preisliste auf unserer Website.

Projektplanung

eyetrap.net berät gern in frühen Planungsphasen über mögliche audiovisuelle Konzepte, die über den gängigen "Beamer/rechteckige Leinwand"-Aufbau hinausgehen.

Vertrag

Der Vertrag kommt immer zwischen VJ und Veranstalter zustande. eyetrap.net tritt nur als Vermittler auf, hat aber den Vertragspartnern gegenüber keine Rechte und Pflichten.

Preproduction

eyetrap.net bietet den Kunden die Erstellung von exklusivem Content. Dies kann von Texteinblendungen über Logoanimationen bis hin zur Filmproduktion und Postproduction gehen. Bei thematisch ausgefallenen Events, zur Vermittlung bestimmter Inhalte, oder für eine spezifische Bildsprache ist eine solche Preproduction empfehlenswert. Der Aufwand wird projektbezogen nach Briefing kalkuliert.

Ankündigung

Der VJ sollte in Flyern sowie Presse- und Webankündigungen erwähnt werden. (z.B.: "Visuals: eyetrap.net") Es ist auch im Interesse des Veranstalters, wenn herausgestellt wird, dass es einen visuellen Bestandteil beim Event gibt - die Veranstaltung wird interessanter und wirkt wertiger.

Equipment

In der Regel wird ein Teil des Equipments vom VJ mitgebracht. Der Rest (Beamer, mitunter Mixer und Zuspieler und Previewmonitore) wird meist vom Veranstalter gestellt. Unsere VJs stellen frühzeitig eine genaue Liste der benötigten Geräte auf, die der Veranstalter über einen professionellen Verleihservice besorgen sollte. Hier nach dem Prinzip "Ich hab einen Bekannten, der bringt noch nen DVD-Player mit" zu verfahren, führt meist zu Problemen.

Aufbau

Der VJ übernimmt den Auf- und Abbau des eigenen Equipments. Alle weiteren Aufbauten (insbesondere Beamer, Leinwände, Kabel etc.) sind Sache des Veranstalters, da die Haftung für eventuelle Schäden durch unsachgemäße Montage nicht übernommen werden kann. Nach Absprache kann der VJ bei der optimalen Positionierung der Geräte beraten. Dies ist jedoch im Vorfeld festzulegen, da der Zeitbedarf für frühere Anfahrt und Locationbesichtigung zu kalkulieren ist. Vom Veranstalter sollte im Vorfeld ein Kontakt zwischen VJ und den Personen/Firmen hergestellt werden, die die Aufbauten vornehmen. So können Anschlussarten, Verkabelung etc. rechtzeitig geklärt werden.

Arbeitsplatz des VJs

Im Voraus ist mit dem VJ der Platzbedarf zu besprechen. Man kann von einem minimalen Platzbedarf von ca. einem Meter Breite und 60 cm Tiefe ausgehen. Die Arbeitsfläche sollte stabil und sauber sein und ca. 90-100 cm in der Höhe haben (Stehhöhe). Unter dem der Arbeitsfläche sollte Stauraum für Koffer etc. vorhanden sein. Ausreichende Steckdosen sind vorzusehen (Menge absprechen). Diese Steckdosen müssen auf einem Stromkreis liegen. Dieser Stromkreis muß von dem der Musikanlage getrennt sein. Wegen störender Magnetfelder sollten sich (Monitor)boxen nicht direkt am VJ-Pult befinden. Eine abschirmbare Arbeitsleuchte ist von Vorteil.

Der VJ sollte wenn möglich beim DJ positioniert sein, um einen guten Showeffekt bieten zu können und mit dem DJ Kontakt zu haben. Alternativ kann der VJ beim Lichtmischpult arbeiten; dann sind Absprachen mit dem LJ (Lightjockey) möglich um Effekte, Helligkeit etc. aufeinander abzustimmen. Es sollte darauf geachtet werden, dass der Arbeitsplatz sich nicht in Durchgangsbereichen befindet und gut gegen verschüttete Getränke gesichert ist (keine Abstellfläche für Gläser, Flaschen und Ascher). Idealerweise ist dem VJ der Blick auf die Hauptprojektionsfläche möglich. Wenn nicht, ist zumindest ein guter Previewmonitor erforderlich.

Vorbesprechung

Für den VJ muss in der Aufbauphase ein kompetenter Ansprechpartner zur Verfügung stehen, um ggf. technische Fragen klären zu können. Es ist von Vorteil, wenn vor oder bei Veranstaltungsbeginn eine kurze Besprechung mit LJ und DJ stattfinden kann.

Performance

Die Dauer der Performance ist im voraus festzulegen. Unsere VJs haben Erfahrung mit Giglängen von bis zu 11 Stunden. Sinnvollerweise werden Gigs von über 5 Stunden von 2 VJs betreut. Dies gewährleistet eine gleichmäßig hohe Intensität und durch Abwechslung des VJs wird eine größere Bandbreite im Style geboten.

kombinierte VJ/DJ sets

Wir bieten auch VJ/DJ sets an, dass heisst, dass Bild und Ton von einer Person performt werden. In diesem Fall ändert sich der technische Aufbau dahingehend, dass sämtliche Audioverkabelung am Arbeitsplatz anliegen und vom Veranstalter ein Audiomischpult und ggf. Zuspieler (professionelle DJ-CD-Player) gestellt werden müssen. Die Ausgabe der Musik erfolgt via Laptops oder CD (nicht per Vinyl). Ein auf die jeweilige Veranstaltung zugeschnittenes technisches Anforderungsprofil wird von uns vorab gestellt und mit dem Veranstalter abgestimmt.

Präsentation

Der beste VJ kann nicht beeindrucken, wenn die Präsentation ungenügend ist. Welche Art der Präsentation am besten geeignet ist, kann je nach Art der Veranstaltung und den Räumlichkeiten unterschiedlich sein. Generell gilt, dass ein richtiges Verhältnis zwischen Lightshow/Beleuchtung und VJ-Präsentation essentiell ist. Im Zweifelsfalle gilt: je weniger sonstiges Licht, umso besser die Projektion. Jedes Raum-/Streulicht auf der Leinwand verringert den Kontrastumfang der Projektion und somit die Qualität. Der LJ sollte rechtzeitig gebeten werden, die Steuerung von Lasern, Scannern und Lampen so zu programmieren, dass Projektionsflächen nicht getroffen werden.

Beamer

Wie so oft gilt auch hier: die Technik kann nicht gut genug sein. Dies meint nicht unbedingt eine möglichst hohe Lumen-Zahl (Helligkeit), sondern vor allem Bildqualität (Farbtreue, Kontrastumfang). Die Auflösung aktueller Beamer ist für Video meist völlig ausreichend. Falls Rechner eingesetzt werden, ist die Signalqualität via VGA-Kabel besser als Videoverkabelung - dabei ist im Vorfeld Auflösung und Kabeltyp zu klären.

DLP-Projektoren bringen gegenüber LCD-Projektoren einen verbesserten Kontrastumfang, sind aber teilweise im Bildaufbau für schnelle Animationen zu langsam. Fatal für Beams sind Nebelmaschinen.

Verkabelung

Es ist zu beachten, dass Kabellängen über 10 Meter bei S-Video zu verwaschenem Signal führen. Composite-Kabel können länger sein, bei Strecken über 30 Meter ist aber idealerweise ein Signalverstärker zwischenzuschalten. Die Verkabelung sollte in jedem Fall einer professionellen AV-Firma übertragen werden.

Leinwände

Wesentlich ist eine gute Projektionsfläche. Hochweiße Projektionsleinwände nutzen die Leuchtkraft der Beamer optimal aus, refektieren aber auch jede Art von Raumlicht. Sehr gut wirken dunkle Rückprojektionsfolien, da diese einen wesentlich höheren Kontrastumfang ermöglichen und kaum Raumlicht reflektieren. Im Voraus muß geklärt werden, welche Bildgröße in welchem Abstand erzeugt wird: eine genaue Abstimmung zwischen Beamer und Projektionsfläche ist notwendig, um unschöne Ränder, Verzerrungen und Überprojektion zu vermeiden.

Monitore

sind grundsätzlich unempfindlich gegen Streulicht und Nebel und bringen eine optimale Bildwirkung. Beim Einsatz von Monitoren ist aber zu bedenken, dass das diffuse bläuliche Streulicht der Monitore im Raum unschön wirken kann. Es ist daher wichtig, dass die Monitore in der Helligkeit regulierbar sind, um dies ggf. auszugleichen.

Beim Einsatz von mehreren Projektoren und Monitoren wird ein Signalverteiler (mit Verstärker) benötigt, um das Mixersignal zu gabeln. Videosignale werden durch Magnetfelder z.B. von Boxen beeinträchtigt. Abgeschirmte, spezielle Videokabel können dies teilweise verhindern, aber nur wenn Regeln zu Höchstlängen, Anschlussarten etc. befolgt werden. Die Verkabelung wird daher am besten von Profis vorgenommen, die sich mit Video (nicht nur mit Audio!) auskennen.

© 2017 eyetrap.net/fosfor
Reproduktion und Wiedergabe nur mit schriftlicher Genehmigung des Autors.

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